整理檔案不懂分類？難怪你覺得做檔案工作好
在面對眾多檔案資料的時候，遇到的最大問題是這要怎樣進行整理，如何進行分類？
其實，如果了解了檔案分類的方法和原理，在檔案整理過程中可能就不會那么頭疼了。
請注意的是，檔案分類是一般都是針對檔案文件的內容進行的，不要被收發文之類的給迷惑了。
檔案分類
檔案分類，就把立檔單位所形成的檔案，按其來源、內容、時間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進一步條理化、秩序化。
看過概念，是不是對檔案分類有更多一點了解了？
原來覺得說概念，都比較無趣，但是轉過頭來看，還是概念把檔案分類這件事說清楚了啊！
檔案分類就是根據立檔單位所形成的檔案的來源、內容、時間或其他形式特征進行整理，劃分為不同的類別，最終使得立檔單位的檔案有條理，有秩序。
在何魯成87年版本的《檔案管理與整理》一書中，說分類一事，是人類的天性，然后舉了一個有趣的例子：
白郎士曾云：“我輩可在水果攤子上，得分類實際之證明，機巧如小販，絕對不致將所有水果，不論好壞混雜起來。他必將所有水果，分成幾級，各立價目。”
你看，這段話可以這樣理解：
把一個單位的檔案想成一個水果攤，檔案工作者想成水果攤的攤主，各種各類的檔案就是各式各樣的水果。
在擺攤的時候，肯定不會說把所有的水果一股腦地堆在一起。
可能先按照水果種類的不同放在一起，比如蘋果和蘋果放一起，橘子和橘子放一起，西瓜和西瓜放一起，對吧？
這就像一個單位的檔案一般會分成文書檔案啊、專業檔案啊、人事檔案啊、會計檔案啊、照片檔案啊、實物檔案啊這種。先按照不同的門類把檔案各自歸歸類。
然后一樣的水果放一起了，但是比如說同樣是蘋果，蘋果的品相不同，價格當然也會有區別，會想著把價格高的放一起，價格低的放一起，分別放在不同的筐里。
這是不是就像文書檔案分類中的劃分保管期限？按照檔案的價值分為永久、定期30年、定期10年。
價格貴的蘋果里是不是有可能按照顏色深淺分成紅的正和稍微有點淺的紅，也是不是有可能按照大小個分成大的蘋果和小的蘋果？
這個就像文書檔案里分完保管期限，分機構（問題）一樣，在同一保管期限里，或是選擇根據檔案內容反映的問題分類，或是根據檔案內容產生的機構分類。
水果攤里的蘋果分到最后，按照顏色分，可能就是貴的顏色正紅的蘋果放一起，貴的顏色稍淺紅的蘋果放一起，按照大小分，也有可能是貴的大的蘋果放一起，貴的小的蘋果放一起…
這就像文書的檔案里，按照問題分，就有可能是分為永久——綜合啊、永久——業務啊、永久——人事啊等等類別；按照機構分，就有可能有永久——辦公室、永久——人事科等等類別……
至此，這樣按照水果種類，價格、顏色、大小等不同的分類方法進行分類，顧客一走到水果攤前，肯定是一目了然，有序又整潔的，就知道需要買什么了。
SO，檔案分類，也就是像水果攤主對水果進行種類、價格、顏色、大小等分類的過程一樣，只是檔案分類需要采用檔案相關的分類方法。
檔案分類的方法
就像水果有水果的分類方法一樣，檔案也有自己獨特的分類方法，常用的分類方法有年度分類法、問題分類法、機構分類法。
1、年度分類法
年度分類法是根據檔案文件形成的自然年度或專業年度分成各個類別。
將文件按其形成年度分類。
跨年度一般應以文件簽發日期為準。
對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。
跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。
跨年度辦理的文件歸入辦結年。
當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。
2、問題分類法
問題分類法是按檔案文件內容所涉及的問題（主題）對檔案進行分類。
適合立檔單位小，內部組織工作有交叉。
如一個單位檔案可以根據檔案的內容反映的問題可分為綜合類、黨群工作類、人民代表大會類、農林水利類、工業交通類、財糧貿易類、計統基建類、科學文衛類、政法軍事類、人事勞動類、行政事務類等。
3、機構分類法
機構分類法是按照立檔單位內部的組織機構對檔案進行分類。
每一個具體的內部組織機構就是一個具體的類別。
檔案文件由哪個內部組織機構負責辦理（起草、承辦），在哪個內部組織機構中形成，就將其歸入哪個組織機構中。
需注意：在一個單位分類方案中，機構分類法與問題分類法不能同時采用，需要根據機關歸檔文件的實際情況選擇其中一種。
檔案分類如何操作
看完水果攤的例子，對分類可能有個模糊的概念，然后又介紹了常用的檔案分類方法，現在來說說，在知道了檔案分類方法下該如何操作。
《歸檔文件整理規則》中提到：
歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度——保管期限——機構（問題）等方法進行三級分類。
其實，就說明了一個問題，檔案分類不是簡單的采用一種分類方法就可以的，至少要同時采用年度、保管期限、機構或問題這三種分類方法的。
正常情況下，先把文件按形成年度分開；
同一年度的文件按不同的保管期限分開；
同一年度、同一保管期限的文件要么按照文件內容反映的問題分，要么按照文件機構形成的機構分。
至此，檔案分類基本完成。
直白點說：
如果說一個單位的分類方案采用的是“年度—保管期限—機構”三級復合式分類方法。
那在拿到一份文件時，首先要看年度，比如說整理的是2018年度的，先要保證整理文件都是2018年度產生的，
再用保管期限分類的方法，判斷是放永久、定期30年，還是定期10年，
再判斷它是屬于哪個機構負責起草辦理的，
最終判斷它是應該放在哪里。
如果經過判斷，這份文件屬于2018年度，保管期限是永久，機構是辦公室，那么就把它放在2018年度——永久——辦公室這個類別當中。
其他歸檔文件以此類推。
其實，經過這么一分類解析，歸檔文件之間內在的邏輯性，聯系性就可以顯現出來了，以后在查找利用上就很方便啊。
總結
每次一說到檔案分類，就有種說不清楚的感覺，但是后來想想，不就是分類嗎？在家做家務的時候也會想著給小朋友的玩具進行分類歸納，那這個分類整理的道理是不是就和檔案分類的原理是相通的？
只不過檔案分類采用的方法有規定性的說法。這么一想好像就明白怎么做回事。
所以在文中舉了一個水果攤的，比較貼近生活。
不管這個類比對不對，但愿大家在檔案分類上有一點點啟發！
